Das ordnungsgemäße Führen von Fahrtenbüchern ist oft lästig und umständlich, bringt aber unter Umständen wichtige Vorteile. Wir wollen folgende Fragestellungen erläutern: Wozu ist die Führung eines Fahrtenbuches notwendig? Wie führe ich mein Fahrtenbuch richtig? In welcher Form ist das Fahrtenbuch zu führen? Welche Fehler gilt es zu vermeiden?
Wozu ist die Führung eines Fahrtenbuches notwendig?
Die Führung eines Fahrtenbuches dient zur Dokumentation/Glaubhaftmachung der betrieblichen Fahrten. Somit kann nachvollzogen werden, wann welcher Fahrer mit dem betreffenden Auto unterwegs war, wohin die Reise ging und welche Strecke dabei zurückgelegt wurde. Die Aufzeichnung hat zeitnah, lückenlos und chronologisch zu erfolgen.
Es besteht keine Pflicht zur Führung eines Fahrtenbuches, die Führung bringt aber steuerliche Vorteile:
Nutzt ein Dienstnehmer sein Dienstfahrzeug sowohl betrieblich als auch privat, wird – ohne ordnungsgemäß geführtes Fahrtenbuch – von einem „vollen Sachbezug“ ausgegangen. Ein vollständig geführtes Fahrtenbuch ermöglicht dem Dienstnehmer, einen reduzierten Sachbezug (halber Sachbezug, „Mini“-Sachbezug) geltend zu machen.
Ob das Fahrzeug eines Unternehmers dem betrieblichen oder dem privaten Vermögen zugerechnet wird, hängt von der überwiegenden Nutzung des Fahrzeuges ab. Zur Glaubhaftmachung dienen die Daten im Fahrtenbuch. Hierbei ist anzumerken, dass die Fahrten zwischen Arbeitsstätte und Wohnung als betriebliche anzusehen sind. Zusätzliche können folgende Betriebsausgaben rund um das Fahrzeug abgesetzt werden: Kfz-Versicherungen, Treibstoff Reparaturen, Maut-Gebühren, die Afa, Parkkosten und Leasingraten. Wird das Fahrzeug zu weniger als 50% betrieblich genutzt, gehört es zum Privatvermögen, aus dem Fahrtenbuch resultierende Berechnungen zum Kilometergeld (EUR 0,42/gefahrenen km) werden steuerlich anerkannt.
Wie führe ich mein Fahrtenbuch richtig?
An ein ordentlich geführtes Fahrtenbuch sind bestimmte Inhalte geknüpft, damit es von der Finanz anerkannt wird. Als Leitsatz gilt: Je detaillierter die Aufzeichnungen geführt werden, desto glaubhafter sind sie um von der Finanzverwaltung als Betriebsausgabe anerkannt zu werden.
Inhalte eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs:
- Angabe des benutzten Kraftfahrzeuges
- Autokennzeichen
- Name des Fahrers
- Datum der Reise (= jeder einzelne Reisetag)
- Abfahrts- und Ankunftszeitpunkt (Uhrzeit) – daraus ermittelt sich die Reisedauer
- Anführung des jeweiligen Anfangs- und Endkilometerstandes – daraus ermittelt sich die Anzahl der gefahrenen Kilometer (getrennt nach privat/beruflich)
- Ausgangs- und Zielpunkt der Reise (genaue Adresse) sowie der gefahrene Reiseweg (Autobahn, Schnellstraße, Bundesstraße,…)
- Zweck jeder einzelnen Dienstreise
- Unterschrift des Reisenden
In welcher Form ist das Fahrtenbuch zu führen?
Fahrtenbücher können per Hand in Papierform oder digital (elektronisches Fahrtenbuch, App für Smartphone) geführt sein. Die Aufzeichnung der Daten darf nicht manipulierbar sein.
Welche Fehler gilt es zu vermeiden?
Fahrtenbuch in Excel: das Fahrtenbuch kann grundsätzlich über ein Computerprogramm geführt werden, wenn sichergestellt ist, dass keine nachträglichen Änderungen undokumentiert möglich sind
Detaillierte Adressenangaben zu der Fahrtstrecke; nicht anerkannt ist beispielsweise die Streckenangabe „Wien-Graz-Wien“
Werden Abkürzungen verwendet, ist ein Abkürzungsverzeichnis beizulegen.
Wer sein Fahrtenbuch verliert, kann keine Ersatzleistung einfordern. Obwohl die Führung des Fahrtenbuches im Regelfall freiwillig ist, gilt zu beachten, dass bei Inanspruchnahme der Vorteile auch hier die siebenjährige Aufbewahrungspflicht vorgeschrieben ist.
