eZustellung: Recht oder Pflicht?

Jetzt wird auch die Kommunikation mit den Behörden digitalisiert. Ab 1. Jänner 2020 sind Unternehmen zur Teilnahme an der elektronischen Zustellung gemäß § 1b E-Government-Gesetz verpflichtet. Die Daten dafür kommen aus FinanzOnline. Wir haben für Sie die Antworten auf die wichtigsten Fragen dazu und stehen Ihnen wie gewohnt für weitere Informationen zur Verfügung.

Wer hat eine Benachrichtigung aus FinanzOnline erhalten?
Alle Unternehmen, die in FinanzOnline nicht ausdrücklich auf die elektronische Zustellung verzichtet sowie eine E-Mail-Adresse eingetragen haben, wurden automatisch ins Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung übernommen. Wir Steuerberater können auf diese Zustellung nicht zugreifen, weil sie in Ihre persönliche Databox zugestellt wurde, die nur Sie abrufen können.

An unserer Zustellvollmacht für Schriftstücke vom Finanzamt ändert sich nichts!


Was bedeutet die Übernahme ins Teilnehmerverzeichnis?
Ihre Registrierung im Teilnehmerverzeichnis bedeutet, dass Sie ab 1. Dezember 2019 alle Zustellungen von Behörden elektronisch empfangen können.


Sind Unternehmen zur Teilnahme verpflichtet?
Ja, spätestens ab 1. Jänner 2020. Die elektronische Zustellung kann von den Behörden eingefordert werden. Ausgenommen sind Angelegenheiten, die nicht geeignet sind, elektronisch besorgt zu werden und Unternehmen, die wegen Unterschreitens der Umsatzgrenze nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Letztere können an der elektronischen Zustellung teilnehmen.


Was brauchen Unternehmen für die Teilnahme an der elektronischen Zustellung?
Sie müssen für den Empfang von elektronischen Zustellungen folgende Voraussetzungen schaffen (Details dazu finden Sie unter www.usp.gv.at):

  • USP-Konto (Unternehmensserviceportal) anlegen und Postbevollmächtigten definieren
  • E-Mail-Adresse zum Empfang von Benachrichtigungen über neue Zustellungen angeben 

Ab 1. Dezember 2019 erfolgt die Abholung von elektronischen Zustellungen ausschließlich über das elektronische Postfach „MeinPostkorb“, das über das USP zugänglich ist.

Postbevollmächtigte können hier die aus FinanzOnline ins Teilnehmerverzeichnis der elektronischen Zustellung übernommenen Daten überprüfen und – wenn erforderlich – ändern. Klicken Sie zur Überprüfung der übernommenen Daten in „MeinPostkorb“ auf den Button „Profileinstellungen“ (rechts oben). Sie können die Daten in den weiteren Menüpunkten (links) kontrollieren. Achten Sie vor allem auf die E-Mail-Adresse für Benachrichtigungen über neu eingetroffene Zustellungen im linken Menü unter dem Punkt „Verständigungen“: Hier können Sie eine oder mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen. Klicken Sie danach den Bestätigungslink, den Sie per standardisiertem E-Mail erhalten.


Wie funktionieren zukünftig die Verständigungen?
Liegt ein Dokument für Sie zur Abholung bereit, werden Sie vom Anzeigemodul unverzüglich verständigt. Diese elektronische Verständigung wird an die bekanntgegebene elektronische Adresse des Empfängers gesendet.

Erledigungen der Finanzbehörden gemäß der Bundesabgabenordnung (BAO) werden weiterhin in FinanzOnline zugestellt und zusätzlich zur Information über das Anzeigemodul angezeigt.


Kann man der Teilnahme an der elektronischen Zustellung widersprechen?
Nein. Ausnahme: Unternehmer, die nicht zur Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen verpflichtet sind. Für alle anderen sieht das E-Government-Gesetz eine verpflichtende Teilnahme vor. Auch Widersprüche, die bis zum 31.12.2019 eingebracht wurden, verlieren mit 1.1.2020 ihre Wirksamkeit.

Nicht registrierte Unternehmen widersprechen, indem sie sich erst gar nicht für die elektronische Zustellung anmelden. Diese Unternehmer werden wie bisher auf dem Postweg kontaktiert.


Gibt es Sanktionen, wenn sich ein Unternehmen nicht registriert?
Für die „Nicht-Teilnahme“ an der elektronischen Zustellung sind derzeit keine Sanktionen vorgesehen. Und: Sofern die elektronische Zustellmöglichkeit „unzumutbar“ ist und es keine elektronische Zustellmöglichkeit gibt, wird die Behörde das Schriftstück postalisch zustellen.

Unzumutbarkeit der E-Zustellung

  • Die Teilnahme an der elektronischen Zustellung ist auch nach dem 1.1.2020 unzumutbar, wenn das Unternehmen nicht über die dazu erforderlichen technischen Voraussetzungen verfügt – wenn internetfähige Hardware im Unternehmen fehlt oder kein Internet-Anschluss vorhanden ist.
  • Weiters ist die Teilnahme bis 31.12.2019 unzumutbar, wenn das Unternehmen noch nicht Teilnehmer des USP ist oder wenn elektronische Adressen zur Verständigung im Sinne des Zustellgesetzes fehlen. 


Können Sie vorbereitend etwas tun?
Ja, Sie können jetzt schon testen, ob Sie mit Ihrer Handysignatur ins USP einsteigen können. Wer über kein USP-Konto verfügt, sollte ein Konto anlegen. Ab 1.12.2019 kann auf den Eintrag im Teilnehmerverzeichnis zugegriffen und die eZustellung aktiviert werden.

Funktionen der eZustellung

  • Postbevollmächtigter: Im USP kann ein Postbevollmächtigter – z.B. ein Mitarbeiter oder ein Geschäftsführer – definiert werden. Diese Person kann dann Poststücke für das Unternehmen herunterladen.
  • Aktivierung nachweislicher Zustellung: Grundsätzlich erfolgt die eZustellung nur für nicht-nachweisliche Zustellungen. Auf Wunsch kann man die elektronische Zustellung auch für nachweisliche Zustellungen aktivieren.
  • Abholung elektronischer Zustellungen: Ab 1.12.2019 werden behördliche Schriftstücke (nicht nur Schriftstücke des Finanzamtes) über das elektronische Postfach im USP zugestellt.